Privacy Policy

Policies and Procedures - Global Privacy Policy

Contents

Change History

1.0 Introduction 

1.1 Purpose

As stated in The Brink’s Company Code of Ethics, Brink’s Hellas’ entities, i.e. Brink’s Security Services SA, Brink’s Cash & Valuable Services SA, Brink’s Aviation Security Services SA (“Brink’s”, “we”, “our”, “us”, “the Company”) are committed to protecting the privacy and security of its customers, suppliers, employees, workers and other third parties. This Privacy Standard exists to affirm Brink’s commitment to comply with the General Data Protection Regulation (EU 2016/679) (“GDPR”), in terms of the collection and use of personal information, and how Brink’s protects such information. The GDPR apply to companies based in the European Union as well as companies elsewhere which provide or offer goods or services, and which process data from or about people in the EU.

1.2 SCOPE

This Privacy Standard applies to all Personal Data Processed by Brink’s regardless of the media on which that data is stored or whether it relates to past or present employees, workers, customers, clients or supplier contacts, shareholders, website users or any other Data Subject. This Privacy Standard does not override any applicable data privacy laws and regulations in countries where the Company operates. Certain countries may have localized variances to this Privacy Standard which are available upon request to the local Human Resources Representative.

1.3 Intended Audience

This Standard applies to all Company Personnel (“you”, “your”). This Privacy Standard (together with Related Polices and Privacy Guidelines) is an internal document and cannot be shared with third parties, clients, or regulators without prior consent from the Global Data Protection Officer (“DPO”).

1.4 Compliance

All Company Personnel must read, understand, and comply with this Privacy Standard when Processing Personal Data on Brink’s behalf. This Privacy Standard sets out what is expected in order for the Company to comply with applicable law. Compliance with this Privacy Standard and all such Related Policies and Privacy Guidelines is mandatory. Any breach of this Privacy Standard may result in disciplinary action for the individuals and in substantial financial penalties for Brink’s (up to EUR 20 million or 4% of annual turnover, whichever is higher).

1.6 Terms/Roles and Definitions

Automated Decision-Making (ADM): when a decision is made which is based solely on Automated Processing (including profiling) which produces legal effects or significantly affects an individual.

Automated Processing: any form of automated processing of Personal Data consisting of the use of Personal Data to evaluate certain personal aspects relating to an individual, in particular to analyse or predict aspects concerning that individual's performance at work, economic situation, health, personal preferences, interests, reliability, behaviour, location or movements. Profiling is an example of Automated Processing.

Company name: Brink’s Security Services SA, Brink’s Cash & Valuable Services SA, Brink’s Aviation Security Services SA (“Brink’s”).

Company Personnel: all employees, contractors, consultants, directors, members and others.

  • : agreement which must be freely given, specific, informed and be an unambiguous indication of the Data Subject's wishes by which they, by a statement or by a clear positive action, signifies agreement to the Processing of Personal Data relating to them.

Data Controller: the person or organisation that determines when, why and how to process Personal Data.

Data Subject: a living, identified or identifiable individual about whom we hold Personal Data. Data Subjects may be nationals or residents of any country and may have legal rights regarding their Personal Data.

Data Privacy Impact Assessment (DPIA): tools and assessments used to identify and reduce risks of a data processing activity.

Data Protection Officer (DPO): the person or team with responsibility for monitoring Company data protection compliance.

  1. : the 28 countries in the EU, and Iceland, Liechtenstein and Norway.

Explicit Consent: consent which requires a very clear and specific statement (that is, not just action).

General Data Protection Regulation (GDPR): the General Data Protection Regulation ((EU) 2016/679). Personal Data is subject to the legal safeguards specified in the GDPR.

Personal Data: any information identifying a Data Subject or information relating to a Data Subject that we can identify (directly or indirectly) from that data alone or in combination with other identifiers we possess or can reasonably access. Personal Data includes Sensitive Personal Data and Pseudonymised Personal Data but excludes anonymous data or data that has had the identity of an individual permanently removed. Personal data can be factual (for example, a name, email address, location or date of birth) or an opinion about that person's actions or behaviour.

Personal Data Breach: any act or omission that compromises the security, confidentiality, integrity or availability of Personal Data or the physical, technical, administrative or organisational safeguards that we or our third-party service providers put in place to protect it. The loss, or unauthorised access, disclosure or acquisition, of Personal Data is a Personal Data Breach.

Privacy by Design: implementing appropriate technical and organisational measures in an effective manner to ensure compliance with the GDPR.

Privacy Guidelines: the Company privacy/GDPR related guidelines provided to assist in interpreting and implementing this Privacy Standard and Related Policies.

Privacy Notices (also referred to as Fair Processing Notices) or Privacy Policies: separate notices setting out information that may be provided to Data Subjects when the Company collects information about them.

Processing or Process: any activity that involves the use of Personal Data. It includes obtaining, recording or holding the data, or carrying out any operation or set of operations on the data including organising, amending, retrieving, using, disclosing, erasing or destroying it. Processing also includes transmitting or transferring Personal Data to third parties.

Pseudonymisation or Pseudonymised: replacing information that directly or indirectly identifies an individual with one or more artificial identifiers or pseudonyms so that the person, to whom the data relates, cannot be identified without the use of additional information which is meant to be kept separately and secure.

Related Policies: the Company's policies, operating procedures or processes related to this Privacy Standard and designed to protect Personal Data.

Sensitive Personal Data: information revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or similar beliefs, trade union membership, physical or mental health conditions, sexual life, sexual orientation, biometric or genetic data, and Personal Data relating to criminal offences and convictions.

2.0 Policy Statement

In the provision of products or services to a customer or employment of Company Personnel, Brink’s may be required to obtain and/or use or process certain customer information or may be exposed to or come into possession of personal information. As the Data Controller of all Personal Data relating to Company Personnel and Personal Data used for commercial purposes, Brink’s commits to restrict and monitor access to Personal Data, train employees in applicable privacy and security measures, maintain established procedures for reporting Personal Data Breach, and establish data protection practices as may be practical and/or required under the circumstances.

All lines of business, Brink’s entities, and Company personnel are responsible for ensuring all Personal Data is obtained and/or processed in compliance with this Privacy Standard and will implement appropriate practices, processes, controls, and attend training to ensure compliance.

3.0 Data Privacy

3.1 Data Privacy Officer (DPO)

The DPO is responsible for overseeing this Privacy Standard and, as applicable, developing Related Policies and Privacy Guidelines. Contact information for Brink’s Hellas DPO and Global DPO are attached in Appendix A.

For the avoidance of doubt, the overall responsibility of complying with this Privacy Standard lies with the Company and not with the DPO (see Accountability section below).

Please contact the Brink’s Hellas DPO with any questions about this Privacy Standard or the GDPR or with any concerns that this Privacy Standard is not being or has not been followed.

In particular, always contact the DPO in the following circumstances:

  1. If you are unsure of the lawful basis which you are relying on to process Personal Data (including the legitimate interests used by the Company) (see section 3.3 below);
  2. If you need to rely on Consent and/or need to capture Explicit Consent (see section 3.4 below);
  3. If you need to draft Privacy Notices or Fair Processing Notices (see section 3.3 below);
  4. If you are unsure about the retention period for the Personal Data being Processed (see section 3.8);
  5. If you are unsure about what security or other measures you need to implement to protect Personal Data (see section 4 below);
  6. If there has been a Personal Data Breach (see section 4.2 below);
  7. If you are unsure on what basis to transfer Personal Data outside the EEA (see section 3.9 below);
  8. If you need any assistance dealing with any rights invoked by a Data Subject (see section 3.10 below);
  9. Whenever you are engaging in a significant new, or change in, Processing activity which is likely to require a DPIA (see section 5.3 below) or plan to use Personal Data for purposes other than what it was collected for;
  10. If you plan to undertake any activities involving Automated Processing including profiling or Automated Decision-Making (see section 5.4 below);
  11. If you need help complying with applicable laws when carrying out direct marketing activities (see section 5.5 below); or
  12. If you need help with contracts or other areas in relation to sharing Personal Data with third parties (including our vendors) (see section 5.6 below)

3.2 Personal Data Protection Principles

Brink’s adheres to the principles relating to Processing of Personal Data set out in the GDPR which require Personal Data to be:

  1. Processed lawfully, fairly, and in a transparent manner (Lawfulness, Fairness, and Transparency).
  2. Collected only for specified, explicit, and legitimate purposes (Purpose Limitation)
  3. Adequate, relevant, and limited to what is necessary in relation to the purposes for which it is processed (Data Minimization)
  4. Accurate and where necessary kept up to date (Accuracy)
  5. Not kept in a form which permits identification of Data Subjects for longer than is necessary for the purposes for which the data is Processed (Storage Limitation)
  6. Processed in a manner which ensures its security using appropriate technical and organizational measures to protect against unauthorized or unlawful Processing and against accidental loss, destruction, or damage (Security, Integrity, and Confidentiality)
  7. Not transferred to another country without appropriate safeguards being in place (Transfer Limitation)
  8. Made available to Data Subjects and Data Subjects allowed to exercise certain rights in relation to their Personal Data (Data Subject’s Rights and Requests)

Brink’s is responsible for and must be able to demonstrate compliance with the data protection principles listed above (Accountability).

3.3 Lawfulness, Fairness, and Transparency

Brink’s commits Personal data will only be collected, Processed, and shared fairly, lawfully, transparently, and for specified purposes. The GDPR allows Processing for specific purposes, including but not limited to:

  1. the Data Subject has given his or her Consent;
  2. the Processing is necessary for the performance of a contract with the Data Subject;
  3. to meet legal compliance obligations;
  4. to protect Data Subject’s vital interests; or
  5. to pursue legitimate interests for purposes where they are not overridden because the Processing prejudices the interests or fundamental rights and freedoms of Data Subjects. The purposes for which we process Personal Data for legitimate interests needs to be set out in applicable Privacy Notices or Fair Processing Notices;

Brink’s will provide detailed, specific information to Data Subjects depending on whether the information was collected directly from Data Subjects or from elsewhere. Such information must be provided through appropriate Privacy Notices or Fair Processing Notices which must be concise, transparent, intelligible, easily accessible, and in clear and plain language so that a Data Subject can easily understand them.

Whenever Brink’s collect Personal Data directly from Data Subjects, including for human resources or employment purposes, the Data Subject must be provided with the identity of the Data Controller and DPO, how and why Brink’s will use, Process, disclose, protect and retain that Personal Data through a Fair Processing Notice which must be presented when the Data Subject first provides the Personal Data.

When Personal Data is collected indirectly (for example, from a third party or publically available source), Brink’s must provide the Data Subject with all the information required by the GDPR as soon as possible after collecting/receiving the data. Brink’s must also check that the Personal Data was collected by the third party in accordance with the GDPR and on a basis which contemplates proposed Processing of that Personal Data.

3.4 Consent

Brink’s must only process Personal Data on the basis of one or more of the lawful bases set out in the GDPR, which include Consent.

A Data Subject consents to Processing of their Personal Data if they indicate agreement clearly either by a statement or positive action to the processing. Consent requires affirmative action so silence, pre-ticked boxes, or inactivity are insufficient. If Consent is given in a document which deals with other matters, then the Consent must be kept separate from those other matters.

Data Subjects must be easily able to withdraw Consent to Processing at any time and withdrawal must be promptly honored. Consent may need to be refreshed if you intend to Process Personal Data for a different and incompatible purpose which was not disclosed when the Data Subject first consented.

Explicit Consent is usually required for Processing Sensitive Personal Data, for Automated Decision-Making and for cross border data transfers. Brink’s will rely on another legal basis (and not require Explicit Consent) to Process most types of Sensitive Data unless required. Where Explicit Consent is required, Brink’s will issue a Fair Processing Notice to the Data Subject to capture Explicit Consent. Brink’s must evidence Consent captured and keep records of all Consents so that the Company can demonstrate compliance with Consent requirements.

3.5 Purpose Limitation

Personal Data must be collected only for specified, explicit and legitimate purposes. It must not be further Processed in any manner incompatible with those purposes.  Personal Data cannot be used for new, different or incompatible purposes from that disclosed when it was first obtained unless Data Subject is informed of the new purposes and they have Consented where necessary.

3.6 Data Minimization

Personal Data must be adequate, relevant and limited to what is necessary in relation to the purposes for which it is Processed. Company Personnel may only Process Personal Data when performing job duties requires it. Brink’s may only collect Personal Data required for job duties; do not collect excessive data. Ensure any Personal Data collected is adequate and relevant for the intended purposes. Ensure that when Personal Data is no longer needed for specified purposes, it is deleted or anonymised in accordance with the Company's data retention guidelines.

3.7 Accuracy

Brink’s must ensure that Personal Data used and held is accurate, complete, kept up to date and relevant to the purpose for which it was collected. Brink’s must check the accuracy of any Personal Data at the point of collection and at regular intervals afterwards. Take all reasonable steps to destroy or amend inaccurate or out-of-date Personal Data without delay.

3.8 Storage Limitation

Brink’s must not keep Personal Data in a form which permits the identification of the Data Subject for longer than needed for the legitimate business purpose or purposes for which originally collected including for the purpose of satisfying any legal, accounting or reporting requirements.

The Company will maintain retention policies and procedures to ensure Personal Data is deleted in accordance to retention requirements. Brink’s will take all reasonable steps to destroy or erase from systems all Personal Data that is no longer required in accordance with all the Company's applicable records retention schedules and policies and with applicable local laws. This includes requiring third parties to delete such data where applicable. Brink’s will ensure Data Subjects are informed of the period for which data is stored and how that period is determined in any applicable Privacy Notice or Fair Processing Notice.

3.9 Transfer Limitation

Brink’s commits to only transfer Personal Data outside the EEA if one of the following conditions applies:

  1. the European Commission has issued a decision confirming that the country to which Personal Data is transferred ensures an adequate level of protection for the Data Subjects' rights and freedoms on the basis of article 45 of GDPR
  2. appropriate safeguards are in place such as binding corporate rules (BCR), standard contractual clauses approved by the European Commission, an approved code of conduct or a certification mechanism, a copy of which can be obtained from the DPO;
  3. the Data Subject has provided Explicit Consent to the proposed transfer after being informed of any potential risks; or
  4. the transfer is necessary for one of the other reasons set out in the GDPR including the performance of a contract between us and the Data Subject, reasons of public interest, to establish, exercise or defend legal claims or to protect the vital interests of the Data Subject where the Data Subject is physically or legally incapable of giving Consent and, in some limited cases, for our legitimate interest.

3.10 Data Subject’s Rights and Requests

Data Subjects have rights regarding how Brink’s handles their Personal Data. These include rights to:

  1. withdraw Consent to Processing at any time;
  2. receive certain information about the Data Controller's Processing activities;
  3. request access to their Personal Data;
  4. prevent use of their Personal Data for direct marketing purposes;
  5. ask to erase Personal Data if it is no longer necessary in relation to the purposes for which it was collected or Processed or to rectify inaccurate data or to complete incomplete data;
  6. restrict Processing in specific circumstances;
  7. challenge Processing which has been justified on the basis of legitimate interests or in the public interest;
  8. request a copy of an agreement under which Personal Data is transferred outside of the EEA;
  9. object to decisions based solely on Automated Processing, including profiling (ADM);
  10. prevent Processing that is likely to cause damage or distress to the Data Subject or anyone else;
  11. be notified of a Personal Data Breach which is likely to result in high risk to their rights and freedoms;
  12. make a complaint to the supervisory authority; and
  13. in limited circumstances, receive or ask for their Personal Data to be transferred to a third party in a structured, commonly used and machine readable format.

Brink’s must verify the identity of an individual requesting data under any of the rights listed above; do not allow third parties to persuade you into disclosing Personal Data without proper authorisation.

Forward any employee Data Subject requests received to HR Representative immediately upon receipt. Forward any customer Data Subject requests received to Business Representative / Customer Support immediately upon receipt.

The HR Representative will immediately inform the DPO of any data subject access requests and of the action undertaken to handle it.

4.0 Data Security, Integrity, and Confidentiality

4.1 Protecting Personal Data

Brink’s commits to maintain safeguards appropriate to our size, scope and business, our available resources, the amount of Personal Data that we own or maintain on behalf of others and identified risks (including use of encryption and Pseudonymisation where applicable). Brink’s Information Security and Compliance will regularly evaluate and test the effectiveness of those safeguards to ensure security of our Processing of Personal Data. Company Personnel are responsible for protecting the Personal Data held by Brink’s and must implement reasonable and appropriate security measures against unlawful or unauthorised Processing of Personal Data and against the accidental loss of, or damage to, Personal Data. Company Personnel must exercise particular care in protecting Sensitive Personal Data from loss and unauthorised access, use or disclosure.

All procedures and technologies are in place to maintain the security of all Personal Data from the point of collection to the point of destruction. Personal Data may only be transferred to third-party service providers who agree to comply with the required policies and procedures and who agree to put adequate measures in place, as requested. Company Personnel must maintain data security by protecting the confidentiality, integrity and availability of the Personal Data, defined as follows:

  1. Confidentiality means that only people who have a need to know and are authorised to use the Personal Data can access it.
  2. Integrity means that Personal Data is accurate and suitable for the purpose for which it is processed.
  3. Availability means that authorised users are able to access the Personal Data when they need it for authorised purposes.

4.2 Reporting a Personal Data Breach

Brink’s has put in place procedures to deal with any suspected Personal Data Breach and will notify Data Subjects or any applicable regulator where we are legally required to do so.

If you know or suspect that a Personal Data Breach has occurred, do not attempt to investigate the matter yourself. Immediately contact Information Security at ITSecurityTeam@brinksinc.com. All evidence relating to the potential Personal Data Breach should be preserved.

5.0 Accountability

Brink’s will maintain appropriate technical and organisational measures in an effective manner to ensure compliance with data protection principles. Brink’s is responsible for, and must be able to demonstrate compliance with the data protection principles, including:

  1. appointing a suitably qualified local DPO where applicable and Global DPO responsible for monitoring GDPR compliance;
  2. implementing Privacy by Design when Processing Personal Data and completing DPIAs where Processing presents a high risk to rights and freedoms of Data Subjects;
  3. integrating data protection into internal documents including this Privacy Standard, Related Policies, Privacy Guidelines, Privacy Notices or Fair Processing Notices;
  4. regularly training Company Personnel on the GDPR, this Privacy Standard, Related Policies and Privacy Guidelines and data protection matters including, for example, Data Subject's rights, Consent, legal basis, DPIA and Personal Data Breaches. The Company must maintain a record of training attendance by Company Personnel; and
  5. regularly testing the privacy measures implemented and conducting periodic reviews and audits to assess compliance, including using results of testing to demonstrate compliance improvement effort.

5.1 Record Keeping

Brink’s will maintain accurate corporate records reflecting Processing including records of Data Subjects' Consents and procedures for obtaining Consents in accordance with the Company's record retention guidelines.

Records should include, at a minimum, the name and contact details of the Data Controller and the DPO, clear descriptions of the Personal Data types, Data Subject types, Processing activities, Processing purposes, third-party recipients of the Personal Data, Personal Data storage locations, Personal Data transfers, the Personal Data's retention period, documented data flows, and a description of the security measures in place.

5.2 Training and Audit

Brink’s will provide training for all Company Personnel to enable them to comply with GDPR. Brink’s will also regularly test systems and processes to assess compliance and check that adequate governance controls and resources are in place to ensure proper use and protection of Personal Data.

5.3 Privacy By Design and Data Protection Impact Assessment (DPIA)

Brink’s must comply with Privacy by Design measures when Processing Personal Data by implementing appropriate technical and organisational measures (like Pseudonymisation) in an effective manner, to ensure compliance with data privacy principles.

All programs/systems/processes that Process Personal Data must be assessed for Privacy by Design by taking into account the following:

  1. the state of the art;
  2. the cost of implementation;
  3. the nature, scope, context and purposes of Processing; and
  4. the risks of varying likelihood and severity for rights and freedoms of Data Subjects posed by the Processing.

Data controllers must also conduct DPIAs in respect to high risk Processing and when implementing major system or business change programs involving the Processing of Personal Data including:

  1. use of new technologies (programs, systems or processes), or changing technologies (programs, systems or processes);
  2. Automated Processing including profiling and ADM;
  3. large scale Processing of Sensitive Data; and
  4. large scale, systematic monitoring of a publicly accessible area.

A DPIA must include:

  1. a description of the Processing, its purposes and the Data Controller's legitimate interests if appropriate;
  2. an assessment of the necessity and proportionality of the Processing in relation to its purpose;
  3. an assessment of the risk to individuals; and
  4. the risk mitigation measures in place and demonstration of compliance.

DPIA findings must be discussed with the Brink’s Hellas DPO.

5.4 Automated Processing (including profiling) and Automated Decision-Making

Automated Decision Making is prohibited when a decision has a legal or similar significant effect on an individual unless:

  1. a Data Subject has Explicitly Consented;
  2. the Processing is authorised by law; or
  3. the Processing is necessary for the performance of or entering into a contract.

If certain types of Sensitive Data are being processed, then grounds (b) or (c) will not be allowed but such Sensitive Data can be Processed where it is necessary (unless less intrusive means can be used) for substantial public interest like fraud prevention.

If a decision is to be based solely on Automated Processing (including profiling), then Data Subjects must be informed of their right to object. This right must be explicitly brought to their attention and presented clearly and separately from other information. Further, suitable measures must be put in place to safeguard the Data Subject's rights and freedoms and legitimate interests. Data Subject must also be informed of the logic involved in the decision making or profiling, the significance and envisaged consequences and give the Data Subject the right to request human intervention, express their point of view or challenge the decision.

A DPIA must be carried out before any Automated Processing (including profiling) or ADM activities are undertaken.

5.5 Direct Marketing

Brink’s must obtain Data Subject Consent prior to sending electronic direct marketing. The limited exception for existing customers known as "soft opt in" allows Brink’s to send marketing texts or emails if they have obtained contact details in the course of a sale to that person, they are marketing similar products or services, and they gave the person an opportunity to opt out of marketing when first collecting the details and in every subsequent message.

The right to object to direct marketing must be explicitly offered to the Data Subject in an intelligible manner so that it is clearly distinguishable from other information. A Data Subject's objection to direct marketing must be promptly honoured. Brink’s may retain just enough information to ensure that marketing preferences are respected in the future.

5.6 Sharing Personal Data

Company Personnel may only share Personal Data held by Brink’s with another employee, agent or representative of Brink’s affiliates the recipient has a job-related need to know the information and the transfer complies with any applicable cross-border transfer restrictions.

Personal Data we hold may be shared with third parties, such as our service providers if:

  1. they have a need to know the information for the purposes of providing the contracted services;
  2. sharing the Personal Data complies with the Privacy Notice provided to the Data Subject and, if required, the Data Subject's Consent has been obtained;
  3. the third party has agreed to comply with the required data security standards, policies and procedures and put adequate security measures in place;
  4. the transfer complies with any applicable cross border transfer restrictions; and 
  5. a fully executed written contract - or amendment to an already existing contract - that contains GDPR approved third party clauses has been obtained.   

6.0 ANNUAL REVIEW

Brink’s reserves the right to change this Privacy Standard at any time without notice. Brink’s Global DPO will consistently monitor and periodically audit this Privacy Standard to ensure it complies with the General Data Protection Regulation.  Notwithstanding the foregoing, this Privacy Standard will be formally reviewed and updated at least once annually by Brink’s Global DPO.  In the event the Privacy Standard requires changes due to regulatory or other requirements, then the Privacy Standard will be promptly amended to reflect such changes.

 

APPENDIX A

 

Data Protection Officer

 

 

Brink’s Hellas’ DPO is Nikolaos Gavrielis, +302103484000, Dpo.BrinksHellas@Brinksinc.com.

Brink’s Global DPO is Guillaume Nonain, Guillaume.Nonain@brinksinc.com.

DPO Structure:


                                                                                                                                                                                                                                                                                              

Πολιτικές και διαδικασίες - Παγκόσμια πολιτική απορρήτου

1.0 Εισαγωγή

1.1 Σκοπός

Όπως αναφέρεται στον Κώδικα Δεοντολογίας της Brinks, οι εταιρείες της Brinks Hellas, ήτοι η Brinks Security Services SA, η Brinks Cash & Valuable Services SA, η Brinks Aviation Security Services SA (εφεξής «Brinks», χρήση απληθυντικού προσώπου, «ημών», «μας», «εμάς», «η Εταιρεία») έχουν δεσμευτεί να προστατεύουν το απόρρητο και την ασφάλεια των πελατών, των προμηθευτών, των εργαζομένων και των λοιπών τρίτων μερών. Το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου υφίσταται για την επιβεβαίωση της δέσμευσης της Brinks να συμμορφώνεται με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ 2016/679) («GDPR»), όσον αφορά τη συλλογή και τη χρήση πληροφοριών προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο η Brinks προστατεύει αυτές τις πληροφορίες. Ο κανονισμός GDPR ισχύει για τις εταιρείες με έδρα στην Ευρωπαϊκή Ένωση, καθώς και για τις εταιρείες σε οποιαδήποτε άλλη τοποθεσία οι οποίες παρέχουν αγαθά ή υπηρεσίες και υποβάλλουν σε επεξεργασία δεδομένα από πρόσωπα ή που αφορούν πρόσωπα στην ΕΕ.

 

1.2 ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

Το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου ισχύει για όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία από την Brinks, ανεξάρτητα από τα μέσα στα οποία αποθηκεύονται αυτά τα δεδομένα ή κατά πόσο αφορούν πρώην ή νυν εργαζομένους, πελάτες ή επαφές προμηθευτών, μετόχους, χρήστες ιστοτόπων ή οποιοδήποτε άλλο Υποκείμενο δεδομένων. Το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου δεν υπερισχύει τυχόν εφαρμοστέων νόμων και κανονισμών για την προστασία του απορρήτου των δεδομένων σε χώρες όπου δραστηριοποιείται η Εταιρεία. Ορισμένες χώρες ενδέχεται να διαθέτουν εθνικά πρότυπα διαφορετικά από το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου, τα οποία καθίστανται διαθέσιμα κατόπιν υποβολής αιτήματος στον κατά τόπους υπεύθυνο του τμήματος ανθρωπίνων πόρων.

 

1.3 Κοινό στο οποίο απευθύνεται

Το παρόν Πρότυπο ισχύει για το σύνολο του προσωπικού της Εταιρείας (χρήση βπληθυντικού προσώπου, «σας»). Το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου (μαζί με τις σχετικές πολιτικές και τις κατευθυντήριες γραμμές για την προστασία του απορρήτου) είναι ένα εσωτερικό έγγραφο και η κοινοποίησή του σε τρίτα μέρη, πελάτες ή ρυθμιστικές αρχές δεν είναι δυνατή χωρίς την προηγούμενη συγκατάθεση του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων («DPO») σε παγκόσμιο επίπεδο.

 

1.4 Συμμόρφωση

Όλα τα μέλη του προσωπικού της Εταιρείας πρέπει να διαβάσουν, να κατανοήσουν και να συμμορφώνονται με το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου κατά την επεξεργασία Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό της Brinks. Το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου ορίζει τις απαιτούμενες ενέργειες, ώστε η Εταιρεία να συμμορφώνεται με την εφαρμοστέα νομοθεσία. Η συμμόρφωση με το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου και όλες τις σχετικές πολιτικές και κατευθυντήριες γραμμές για την προστασία του απορρήτου είναι υποχρεωτική. Τυχόν παραβίαση του παρόντος Προτύπου προστασίας απορρήτου ενδέχεται να οδηγήσει στην επιβολή πειθαρχικών κυρώσεων όσον αφορά τα φυσικά πρόσωπα και σημαντικών χρηματικών ποινών όσον αφορά την Brinks (έως 20 εκατομμύρια ευρώ ή το 4% του ετήσιου κύκλου εργασιών, όποιο είναι υψηλότερο).

1.6 Όροι/Ρόλοι και ορισμοί

Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων (ADM): όταν μια απόφαση λαμβάνεται αποκλειστικά βάσει Αυτοματοποιημένης επεξεργασίας (συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ) και παράγει έννομα αποτελέσματα ή επηρεάζει σημαντικά ένα άτομο.

Αυτοματοποιημένη επεξεργασία: οποιαδήποτε μορφή αυτοματοποιημένης επεξεργασίας Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που συνίσταται στη χρήση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα με στόχο την αξιολόγηση ορισμένων προσωπικών πτυχών που αφορούν ένα άτομο, και ιδίως με στόχο την ανάλυση ή την πρόβλεψη πτυχών που αφορούν τις επιδόσεις στην εργασία, την οικονομική κατάσταση, την υγεία, τις προσωπικές προτιμήσεις, τα ενδιαφέροντα, την αξιοπιστία, τη συμπεριφορά, την τοποθεσία ή τις μετακινήσεις του συγκεκριμένου ατόμου. Η κατάρτιση προφίλ είναι ένα παράδειγμα Αυτοματοποιημένης επεξεργασίας.

Επωνυμία εταιρείας: Brinks Security Services SA, Brinks Cash & Valuable Services SA, Brinks Aviation Security Services SA (εφεξής «Brinks»).

Προσωπικό της Εταιρείας: όλοι οι εργαζόμενοι, εξωτερικοί συνεργάτες, σύμβουλοι, διευθυντές, μέλη και λοιποί.

  • : συναίνεση του Υποκειμένου των δεδομένων που αντιστοιχεί σε κάθε ένδειξη βουλήσεως, ελεύθερη, συγκεκριμένη, ρητή και εν πλήρει επιγνώσει, με την οποία το Υποκείμενο των δεδομένων εκδηλώνει ότι συμφωνεί, με δήλωση ή με σαφή θετική ενέργεια, να αποτελέσουν αντικείμενο επεξεργασίας τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν.

Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων: το πρόσωπο ή ο οργανισμός που καθορίζει πότε, για ποιο λόγο και πώς πραγματοποιείται επεξεργασία Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Υποκείμενο των δεδομένων: άτομο εν ζωή του οποίου η ταυτότητα είναι γνωστή ή μπορεί να εξακριβωθεί και σχετικά με το οποίο τηρούμε Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Τα Υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να είναι υπήκοοι ή κάτοικοι οποιασδήποτε χώρας και μπορούν να έχουν νομικά δικαιώματα όσον αφορά τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τους.

Εκτίμηση αντίκτυπου για την προστασία των δεδομένων (DPIA): εργαλεία και αξιολογήσεις που χρησιμοποιούνται για τον εντοπισμό και τη μείωση των κινδύνων που ενέχει μια δραστηριότητα επεξεργασίας δεδομένων.

Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (DPO): το πρόσωπο ή η ομάδα που είναι υπεύθυνο(-η) για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης της Εταιρείας με τις απαιτήσεις για την προστασία των δεδομένων.

  • : οι 28 χώρες της ΕΕ, καθώς και η Ισλανδία, το Λιχτενστάιν και η Νορβηγία.

Ρητή συγκατάθεση: συναίνεση για την οποία απαιτείται μια σαφής και ρητή δήλωση (δηλαδή όχι απλώς μια ενέργεια).

Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR): ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων [(ΕΕ) 2016/679]. Τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υπόκεινται στις νομικές διασφαλίσεις που προσδιορίζονται στον κανονισμό GDPR.

Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα: οποιεσδήποτε πληροφορίες οι οποίες ταυτοποιούν ένα Υποκείμενο δεδομένων ή πληροφορίες που αφορούν ένα Υποκείμενο δεδομένων του οποίου την ταυτότητα μπορούμε να εξακριβώσουμε (με άμεσο ή έμμεσο τρόπο) από αυτά τα δεδομένα αποκλειστικά ή σε συνδυασμό με άλλα αναγνωριστικά στοιχεία που έχουμε στην κατοχή μας ή στα οποία μπορούμε να αποκτήσουμε πρόσβαση με εύλογο τρόπο. Τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα περιλαμβάνουν Ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και Ψευδωνυμοποιημένα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, ωστόσο δεν περιλαμβάνουν ανώνυμα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή δεδομένα από τα οποία η ταυτότητα ενός ατόμου έχει διαγραφεί οριστικά. Τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μπορούν να είναι πραγματικά στοιχεία (για παράδειγμα, ονοματεπώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τοποθεσία ή ημερομηνία γέννησης) ή μια γνώμη σχετικά με ενέργειες ή τη συμπεριφορά του συγκεκριμένου προσώπου.

Παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα: οποιαδήποτε πράξη ή παράλειψη που θέτει σε κίνδυνο την ασφάλεια, την εμπιστευτικότητα, την ακεραιότητα ή τη διαθεσιμότητα των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ή τις υλικές, τεχνικές, διοικητικές ή οργανωτικές διασφαλίσεις που έχουν θεσπιστεί από εμάς ή τρίτες εταιρείες παροχής υπηρεσιών για την προστασία τους. Η απώλεια ή η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, η γνωστοποίηση ή η απόκτηση Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα συνιστούν παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Προστασία από τον σχεδιασμό: εφαρμογή των κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων κατά τρόπο αποτελεσματικό με στόχο τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τον κανονισμό GDPR.

Κατευθυντήριες γραμμές για την προστασία του απορρήτου: οι κατευθυντήριες γραμμές της Εταιρείας για την προστασία του απορρήτου / σχετικά με τον κανονισμό GDPR που παρέχονται για την υποβοήθηση της ερμηνείας και της εφαρμογής του παρόντος Προτύπου προστασίας απορρήτου και των σχετικών πολιτικών.

Δηλώσεις περί απορρήτου (οι οποίες αναφέρονται επίσης ως Δηλώσεις περί νόμιμης επεξεργασίας) ή Πολιτικές απορρήτου: ξεχωριστές δηλώσεις στις οποίες ορίζονται οι πληροφορίες που μπορούν να παρέχονται στα Υποκείμενα των δεδομένων όταν η Εταιρεία συλλέγει πληροφορίες σχετικά με αυτά.

  • : οποιαδήποτε διαδικασία η οποία περιλαμβάνει τη χρήση Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Περιλαμβάνει την απόκτηση, την καταγραφή ή την τήρηση των δεδομένων ή την πραγματοποίηση οποιασδήποτε δραστηριότητας ή σειράς δραστηριοτήτων επί των δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων της οργάνωσης, της τροποποίησης, της ανάκτησης, της χρήσης, της γνωστοποίησης, της διαγραφής ή της καταστροφής τους. Η επεξεργασία περιλαμβάνει επίσης τη διαβίβαση ή τη μεταφορά Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτους.
  • : αντικατάσταση πληροφοριών οι οποίες επιτρέπουν, είτε άμεσα είτε έμμεσα, την ταυτοποίηση ενός ατόμου με τεχνητά αναγνωριστικά στοιχεία ταυτότητας ή ψευδώνυμα, έτσι ώστε η εξακρίβωση της ταυτότητας του προσώπου, το οποίο αφορούν τα δεδομένα, να μην είναι δυνατή χωρίς τη χρήση πρόσθετων πληροφοριών οι οποίες πρέπει να τηρούνται χωριστά και σε ασφαλές μέρος.

Σχετικές πολιτικές: οι πολιτικές και οι επιχειρησιακές διαδικασίες της Εταιρείας που σχετίζονται με το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου και έχουν σχεδιαστεί για την προστασία των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα: πληροφορίες που δηλώνουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή παρεμφερείς πεποιθήσεις, τη συμμετοχή σε συνδικαλιστικές ενώσεις, την κατάσταση σωματικής ή ψυχικής υγείας, τη σεξουαλική ζωή, τον γενετήσιο προσανατολισμό, βιομετρικά ή γενετικά δεδομένα, καθώς και Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αφορούν αξιόποινες πράξεις και πεποιθήσεις.

 

2.0 Δήλωση πολιτικής

Στο πλαίσιο της παροχής προϊόντων ή υπηρεσιών σε έναν πελάτη ή της απασχόλησης του προσωπικού της Εταιρείας, η Brink’s ενδέχεται να πρέπει να αποκτήσει ή/και να χρησιμοποιήσει ή να υποβάλει σε επεξεργασία ορισμένες πληροφορίες του πελάτη ή ενδέχεται να αποκτήσει πρόσβαση σε προσωπικές πληροφορίες ή τέτοιες πληροφορίες να περιέλθουν στην κατοχή της. Ως Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων όλων των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αφορούν το προσωπικό της Εταιρείας και των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που χρησιμοποιούνται για εμπορικούς σκοπούς, η Brink’s δεσμεύεται να περιορίζει και να παρακολουθεί την πρόσβαση στα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, να παρέχει κατάρτιση στους εργαζομένους όσον αφορά τα εφαρμοστέα μέτρα για την προστασία του απορρήτου και την ασφάλεια, να εφαρμόζει τις διαδικασίες που έχουν σχεδιαστεί για την αναφορά παραβιάσεων Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και να καθιερώνει πρακτικές για την προστασία των δεδομένων, όπως ενδέχεται να εξυπηρετεί ή/και να απαιτείται ανάλογα με τις περιστάσεις.

Όλοι οι τομείς δραστηριότητας της Brink’s και το προσωπικό της Εταιρείας είναι υπεύθυνα να διασφαλίζουν ότι όλα τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποκτώνται ή/και υποβάλλονται σε επεξεργασία σε συμμόρφωση με το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου, ενώ παράλληλα θα εφαρμόζουν τις κατάλληλες πρακτικές, θα διενεργούν τους κατάλληλους ελέγχους και θα λαμβάνουν κατάρτιση με στόχο τη διασφάλιση της συμμόρφωσης.

3.0 Απόρρητο δεδομένων

 

3.1 Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (DPO)

Ο DPO είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη του παρόντος Προτύπου προστασίας απορρήτου και, κατά περίπτωση, για την ανάπτυξη σχετικών πολιτικών και κατευθυντήριων γραμμών για την προστασία του απορρήτου. Τα στοιχεία επικοινωνίας του DPO της Brink’s Hellas και του DPO σε παγκόσμιο επίπεδο περιλαμβάνονται στο Παράρτημα A.

Προς αποφυγή αμφιβολιών, τη γενική ευθύνη για τη συμμόρφωση με το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου φέρει η Εταιρεία και όχι ο DPO (βλ. την ενότητα «Λογοδοσία» παρακάτω).

 

Παρακαλούμε επικοινωνείτε με τον DPO της Brink’s Hellas για οποιαδήποτε ερωτήματα σχετικά με το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου ή τον κανονισμό GDPR ή οποιονδήποτε προβληματισμό για μη τήρηση του παρόντος Προτύπου.

 

Πιο συγκεκριμένα, επικοινωνείτε πάντα με τον DPO στις ακόλουθες περιπτώσεις:

 

  1. Εάν δεν είστε βέβαιοι για τη νομική βάση που χρησιμοποιείτε για την επεξεργασία των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (συμπεριλαμβανομένων των έννομων συμφερόντων που χρησιμοποιεί η Εταιρεία) (βλ. ενότητα 3.3 παρακάτω)·
  2. Εάν χρειάζεται να βασιστείτε σε συγκατάθεση ή/και πρέπει να εξασφαλίσετε ρητή συγκατάθεση (βλ. ενότητα 3.4 παρακάτω).
  3. Εάν χρειάζεται να συντάξετε Δηλώσεις περί απορρήτου ή Δηλώσεις περί νόμιμης επεξεργασίας (βλ. ενότητα 3.3 παρακάτω).
  4. Εάν δεν είστε βέβαιοι για την περίοδο διατήρησης των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία (βλ. ενότητα 3.8).
  5. Εάν δεν είστε βέβαιοι για τα μέτρα ασφάλειας ή άλλα μέτρα που πρέπει να εφαρμόσετε όσον αφορά την προστασία των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (βλ. ενότητα 4 παρακάτω).
  6. Εάν σημειώθηκε παραβίαση Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (βλ. ενότητα 4.2 παρακάτω).
  7. Εάν δεν είστε βέβαιοι για τη βάση που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για τη διαβίβαση Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εκτός του ΕΟΧ (βλ. ενότητα 3.9 παρακάτω).
  8. Εάν χρειάζεστε οποιαδήποτε βοήθεια για τυχόν δικαιώματα που επικαλείται ένα Υποκείμενο δεδομένων (βλ. ενότητα 3.10 παρακάτω).
  9. Κάθε φορά που προβαίνετε σε μια σημαντική νέα δραστηριότητα επεξεργασίας ή σε αλλαγή δραστηριότητας επεξεργασίας για την οποία είναι πιθανό να απαιτείται εκτίμηση του αντίκτυπου για την προστασία των δεδομένων (DPIA) (βλ. ενότητα 5.3 παρακάτω) ή σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε Δεδομένα προσωπικά χαρακτήρα για σκοπούς διαφορετικούς από εκείνους για τους οποίους συλλέχθηκαν.
  10. Εάν σκοπεύετε να εκτελέσετε οποιεσδήποτε δραστηριότητες οι οποίες περιλαμβάνουν αυτοματοποιημένη επεξεργασία, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ, ή αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων (βλ. ενότητα 5.4 παρακάτω).
  11. Εάν χρειάζεστε βοήθεια με τη συμμόρφωση με τους εφαρμοστέους νόμους κατά τη διεξαγωγή δραστηριοτήτων άμεσου μάρκετινγκ (βλ. ενότητα 5.5 παρακάτω).
  12. Εάν χρειάζεστε βοήθεια για συμβάσεις ή άλλους τομείς όσον αφορά την κοινοποίηση Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτους (συμπεριλαμβανομένων των πωλητών μας) (βλ. ενότητα 5.6 παρακάτω).

 

3.2 Αρχές προστασίας Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Η Brinks τηρεί τις αρχές που αφορούν την επεξεργασία Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ορίζονται στον κανονισμό GDPR, σύμφωνα με τις οποίες τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει:

 

  1. Να υποβάλλονται σε σύννομη και θεμιτή επεξεργασία με διαφανή τρόπο (νομιμότητα, αντικειμενικότητα και διαφάνεια).
  2. Να συλλέγονται μόνο για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς (Περιορισμός του σκοπού).
  3. Να είναι κατάλληλα, συναφή και να περιορίζονται στα ελάχιστα αναγκαία σε σχέση με τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία (Ελαχιστοποίηση των δεδομένων).
  4. Να είναι ακριβή και, όταν είναι αναγκαίο, να επικαιροποιούνται (Ακρίβεια).
  5. Να διατηρούνται υπό μορφή που επιτρέπει τη άμεση ή έμμεση ταυτοποίηση των προσώπων στα οποία αναφέρονται για χρονικό διάστημα όχι μεγαλύτερο από αυτό που είναι αναγκαίο για την επίτευξη των σκοπών για τους οποίους τα δεδομένα αυτά υποβάλλονται σε επεξεργασία (Περιορισμός της περιόδου αποθήκευσης).
  6. Να υποβάλλονται σε επεξεργασία κατά τρόπο που διασφαλίζει την ασφάλειά τους με τη χρήση κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων για την προστασία από μη εξουσιοδοτημένη ή παράνομη επεξεργασία και τυχαία απώλεια, καταστροφή ή φθορά (Ασφάλεια, ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα).
  7. Να μην διαβιβάζονται σε άλλη χώρα χωρίς να έχουν θεσπιστεί οι κατάλληλες διασφαλίσεις (Περιορισμός της διαβίβασης).
  8. Να τίθενται στη διάθεση των Υποκειμένων των δεδομένων και να επιτρέπεται στα Υποκείμενα των δεδομένων να ασκούν ορισμένα δικαιώματα όσον αφορά τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τους (Δικαιώματα και αιτήματα του Υποκειμένου των δεδομένων).

 

Η Brinks φέρει την ευθύνη και πρέπει να είναι σε θέση να καταδεικνύει τη συμμόρφωση με τις αρχές προστασίας δεδομένων που παρατίθενται παραπάνω (Λογοδοσία).

 

3.3 Νομιμότητα, αντικειμενικότητα και διαφάνεια

Η Brink’s δεσμεύεται ότι τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα θα συλλέγονται, θα υποβάλλονται σε επεξεργασία και θα κοινοποιούνται με αντικειμενικότητα, νομιμότητα και διαφάνεια, καθώς και για καθορισμένους σκοπούς. Ο κανονισμός GDPR επιτρέπει την επεξεργασία για ειδικούς σκοπούς, συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά, των εξής:

  1. Το υποκείμενο των δεδομένων έχει παράσχει τη συγκατάθεσή του.
  2. Η επεξεργασία είναι αναγκαία για την εκτέλεση σύμβασης με το Υποκείμενο των δεδομένων.
  3. Για τη συμμόρφωση με έννομες υποχρεώσεις.
  4. Για την προστασία ζωτικών συμφερόντων του Υποκειμένου των δεδομένων.
  5. Για τους σκοπούς έννομων συμφερόντων, εφόσον των εν λόγω συμφερόντων δεν υπερισχύουν τα συμφέροντα ή θεμελιώδη δικαιώματα και ελευθερίες των υποκειμένων των δικαιωμάτων. Οι σκοποί για τους οποίους υποβάλλουμε σε επεξεργασία δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για έννομα συμφέροντα πρέπει να ορίζονται στις ισχύουσες Δηλώσεις περί απορρήτου ή Δηλώσεις περί νόμιμης επεξεργασίας·

 

Η Brinks θα παρέχει λεπτομερείς, ειδικές πληροφορίες στα Υποκείμενα των δεδομένων ανάλογα με το εάν οι πληροφορίες συλλέχθηκαν απευθείας από τα Υποκείμενα των δεδομένα ή με άλλον τρόπο. Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να παρέχονται μέσω κατάλληλων Δηλώσεων περί απορρήτου ή Δηλώσεων περί νόμιμης επεξεργασίας, οι οποίες πρέπει να είναι σαφώς διακριτές από άλλα θέματα, σε κατανοητή και εύκολα προσβάσιμη μορφή και σε σαφή και απλή διατύπωση, ώστε ένα Υποκείμενο δεδομένων να μπορεί να τις κατανοήσει εύκολα.

 

Κάθε φορά που η Brinks συλλέγει Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα απευθείας από Υποκείμενα δεδομένων, μεταξύ άλλων για σκοπούς εύρεσης ανθρωπίνων πόρων ή απασχόλησης, το Υποκείμενο των δεδομένων πρέπει να ενημερώνεται για την ταυτότητα του Υπευθύνου επεξεργασίας δεδομένων και του DPO, τον τρόπο με τον οποίο και τον λόγο για τον οποίο η Brinks θα χρησιμοποιήσει, θα επεξεργαστεί, θα γνωστοποιήσει, θα προστατεύσει και θα διατηρήσει τα συγκεκριμένα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μέσω μιας Δήλωσης περί νόμιμης επεξεργασίας, η οποία πρέπει να παρουσιάζεται όταν το Υποκείμενο των δεδομένων παρέχει για πρώτη φορά τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

 

Κατά την έμμεση συλλογή Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (για παράδειγμα, από τρίτο μέρος ή δημόσια διαθέσιμη πηγή), η Brinks πρέπει να παρέχει στο Υποκείμενο των δεδομένων όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται από τον κανονισμό GDPR το συντομότερο δυνατόν μετά τη συλλογή/λήψη των δεδομένων. Η Brinks πρέπει επίσης να ελέγχει ότι τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέχθηκαν από το τρίτο μέρος σύμφωνα με τον κανονισμό GDPR και σε μια βάση η οποία λαμβάνει υπόψη την προτεινόμενη επεξεργασία των συγκεκριμένων Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

 

3.4 Συγκατάθεση

Η Brink’s πρέπει να υποβάλλει σε επεξεργασία Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνο χρησιμοποιώντας μία ή περισσότερες νομικές βάσεις που ορίζονται στον κανονισμό GDPR και οι οποίες περιλαμβάνουν την εξασφάλιση συγκατάθεσης.

 

Ένα Υποκείμενο δεδομένων παρέχει συγκατάθεση για την επεξεργασία των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του, εάν αναφέρει με σαφήνεια ότι συμφωνεί με την επεξεργασία είτε με δήλωση είτε με θετική ενέργεια. Για την παροχή συγκατάθεσης απαιτείται καταφατική ενέργεια και, συνεπώς, η σιωπή, τα προεπιλεγμένα πλαίσια (pre-ticked boxes) ή η αδράνεια είναι ανεπαρκή. Εάν η συγκατάθεση παρέχεται σε έγγραφο το οποίο αφορά άλλα ζητήματα, η συγκατάθεση πρέπει να διαχωρίζεται από τα υπόλοιπα ζητήματα.

 

Τα Υποκείμενα των δεδομένων πρέπει να μπορούν να ανακαλέσουν με ευκολία τη συγκατάθεση για επεξεργασία ανά πάσα στιγμή και η ανάκληση πρέπει να πραγματοποιείται πάραυτα. Η συγκατάθεση ενδέχεται να πρέπει να ανανεώνεται, εάν σκοπεύετε να υποβάλετε τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε επεξεργασία για διαφορετικό ή μη συμβατό σκοπό ο οποίος δεν είχε αποκαλυφθεί όταν το Υποκείμενο των δεδομένων παρέσχε για πρώτη φορά συγκατάθεση.

 

Ρητή συγκατάθεση απαιτείται συνήθως για την επεξεργασία Ευαίσθητων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, την αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων, καθώς και για διασυνοριακές διαβιβάσεις δεδομένων. Η Brink’s θα βασίζεται σε άλλη νομική βάση (και δεν θα απαιτεί ρητή συγκατάθεση) για την επεξεργασία των περισσότερων τύπων ευαίσθητων δεδομένων, εκτός εάν απαιτείται. Στις περιπτώσεις όπου απαιτείται ρητή συγκατάθεση, η Brink’s θα εκδίδει μια Δήλωση περί νόμιμης επεξεργασίας για το Υποκείμενο των δεδομένων, ώστε να λαμβάνει ρητή συγκατάθεση. Η Brink’s πρέπει να αποδεικνύει ότι έχει λάβει συγκατάθεση και να τηρεί αρχεία με όλες τις συγκαταθέσεις, ώστε η Εταιρεία να μπορεί να καταδεικνύει τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις όσον αφορά την εξασφάλιση συγκατάθεσης.

 

3.5 Περιορισμός του σκοπού

Τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να συλλέγονται για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς. Δεν πρέπει να υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία κατά τρόπο ασύμβατο προς αυτούς τους σκοπούς. Τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν μπορούν να χρησιμοποιούνται για νέους, διαφορετικούς ή ασύμβατους σκοπούς σε σχέση με εκείνους που αποκαλύφθηκαν όταν τα δεδομένα αποκτήθηκαν για πρώτη φορά, εκτός εάν το Υποκείμενο των δεδομένων έχει ενημερωθεί για τους νέους σκοπούς και έχει παράσχει συγκατάθεση στις περιπτώσεις όπου απαιτείται.

 

3.6 Ελαχιστοποίηση των δεδομένων

Τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να είναι κατάλληλα, συναφή και να περιορίζονται στα ελάχιστα αναγκαία σε σχέση με τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία. Το προσωπικό της Εταιρείας μπορεί να υποβάλλει σε επεξεργασία Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνο όταν αυτό απαιτείται για την εκτέλεση εργασιακών καθηκόντων. Η Brink’s δύναται να συλλέγει μόνο Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που απαιτούνται για την εκτέλεση εργασιακών καθηκόντων. Δεν πρέπει να συλλέγετε υπερβολικό όγκο δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι οποιαδήποτε Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγονται είναι κατάλληλα και συναφή για τους προβλεπόμενους σκοπούς. Βεβαιωθείτε ότι τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όταν δεν χρειάζονται πλέον για καθορισμένους σκοπούς, διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές για τη διατήρηση δεδομένων της Εταιρείας.

 

3.7 Ακρίβεια

Η Brink’s πρέπει να διασφαλίζει ότι τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που χρησιμοποιούνται και τηρούνται είναι ακριβή και πλήρη, ενημερώνονται και είναι συναφή με τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν. Η Brink’s πρέπει να ελέγχει την ακρίβεια οποιωνδήποτε Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά τον χρόνο της συλλογής και, στη συνέχεια, ανά τακτά χρονικά διαστήματα. Λαμβάνετε χωρίς καθυστέρηση κάθε εύλογο μέτρο για την καταστροφή ή την τροποποίηση ανακριβών ή παρωχημένων Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

 

3.8 Περιορισμός της περιόδου αποθήκευσης

Η Brink’s δεν πρέπει να τηρεί Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε μορφή η οποία καθιστά δυνατή την ταυτοποίηση του Υποκειμένου των δεδομένων για χρονικό διάστημα μεγαλύτερο από εκείνο που απαιτείται για τους νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν αρχικά, μεταξύ άλλων για τον σκοπό της ικανοποίησης οποιωνδήποτε νομικών και λογιστικών απαιτήσεων ή απαιτήσεων δημοσίευσης πληροφοριών.

 

Η Εταιρεία εφαρμόζει πολιτικές και διαδικασίες διατήρησης, ώστε να διασφαλίζει ότι τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις περί διατήρησης. Η Brink’s θα λαμβάνει κάθε εύλογο μέτρο για την καταστροφή ή τη διαγραφή από τα συστήματα όλων των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που δεν απαιτούνται πλέον σύμφωνα με όλα τα ισχύοντα προγράμματα και τις πολιτικές διατήρησης αρχείων της Εταιρείας και τους εφαρμοστέους τοπικούς νόμους. Μεταξύ αυτών, θα απαιτεί από τρίτους να διαγράφουν τα εν λόγω δεδομένα, κατά περίπτωση. Η Brink’s θα διασφαλίζει ότι τα Υποκείμενα των δεδομένων ενημερώνονται σχετικά με την περίοδο για την οποία τα δεδομένα είναι αποθηκευμένα, καθώς και σχετικά με τον τρόπο καθορισμού αυτής της περιόδου σε οποιαδήποτε ισχύουσα Δήλωση περί απορρήτου ή Δήλωση περί νόμιμης επεξεργασίας.

 

3.9 Περιορισμός της διαβίβασης

Η Brink’s δεσμεύεται να διαβιβάζει Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα εκτός του ΕΟΧ μόνο εφόσον συντρέχει οποιαδήποτε από τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

  1. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει εκδώσει απόφαση η οποία επιβεβαιώνει ότι η χώρα στην οποία διαβιβάζονται τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα εξασφαλίζει επαρκές επίπεδο προστασίας για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των Υποκειμένων των δεδομένων με βάση το άρθρο 45 του κανονισμού GDPR.
  2. Έχουν θεσπιστεί κατάλληλες διασφαλίσεις, όπως δεσμευτικοί εταιρικοί κανόνες, τυπικές συμβατικές ρήτρες που έχουν εγκριθεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, ένας εγκεκριμένος κώδικας δεοντολογίας ή ένας μηχανισμός πιστοποίησης, αντίγραφο των οποίων μπορεί να αποκτηθεί από τον DPO.
  3. Το Υποκείμενο των δεδομένων έχει παράσχει ρητή συγκατάθεση για την προτεινόμενη διαβίβαση έπειτα από ενημέρωσή του σχετικά με τυχόν πιθανούς κινδύνους.
  4. Η διαβίβαση είναι αναγκαία για έναν από τους υπόλοιπους λόγους που αναφέρονται στον κανονισμό GDPR, συμπεριλαμβανομένης της εκτέλεσης σύμβασης μεταξύ ημών και του Υποκειμένου των δεδομένων, για λόγους δημοσίου συμφέροντος, για τη θεμελίωση, την άσκηση ή την υπεράσπιση νομικών αξιώσεων ή για την προστασία ζωτικών συμφερόντων του Υποκειμένου των δεδομένων όταν το υποκείμενο των δεδομένων τελεί σε φυσική ή νομική αδυναμία να παράσχει συγκατάθεση και, σε ορισμένες περιορισμένες περιπτώσεις, για το έννομο συμφέρον μας.

 

3.10 Δικαιώματα και αιτήματα του Υποκειμένου των δεδομένων

Τα Υποκείμενα των δεδομένων έχουν δικαιώματα όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο η Brink’s χειρίζεται τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τους. Σε αυτά περιλαμβάνονται τα εξής:

  1. Δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσης ανά πάσα στιγμή
  2. Δικαίωμα λήψης ορισμένων πληροφοριών σχετικά με τις δραστηριότητες επεξεργασίας του Υπευθύνου επεξεργασίας δεδομένων
  3. Δικαίωμα υποβολής αιτήματος για πρόσβαση στα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τους
  4. Δικαίωμα απαγόρευση της χρήσης των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τους για σκοπούς άμεσου μάρκετινγκ
  5. Δικαίωμα υποβολής αιτήματος για διαγραφή των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εάν δεν είναι πλέον απαραίτητα για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν ή τέθηκαν υπό επεξεργασία ή για διόρθωση ανακριβών δεδομένων ή για συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων
  6. Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας σε ειδικές περιστάσεις
  7. Δικαίωμα αμφισβήτησης επεξεργασίας που έχει αιτιολογηθεί για σκοπούς έννομων συμφερόντων ή για το δημόσιο συμφέρον
  8. Δικαίωμα υποβολής αιτήματος για λήψη αντιγράφου της συμφωνίας βάσεις της οποίας τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαβιβάζονται εκτός του ΕΟΧ
  9. Δικαίωμα εναντίωσης σε αποφάσεις που βασίζονται αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ (ADM)
  10. Δικαίωμα απαγόρευσης επεξεργασίας που είναι πιθανό να προκαλέσει ζημία ή βλάβη στο Υποκείμενο των δεδομένων ή σε οποιονδήποτε άλλον
  11. Δικαίωμα ενημέρωσης σχετικά με παραβίαση Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που είναι πιθανό να θέσει σε υψηλό κίνδυνο τα δικαιώματα και τις ελευθερίες τους
  12. Δικαίωμα υποβολής καταγγελίας στην εποπτική αρχή
  13.  Σε περιορισμένες περιστάσεις, δικαίωμα λήψης των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τους ή υποβολής αιτήματος για διαβίβασή τους σε τρίτο μέρος σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο.

 

Η Brink’s πρέπει να επαληθεύει την ταυτότητα ενός ατόμου που ζητεί δεδομένα δυνάμει οποιουδήποτε από τα δικαιώματα που αναφέρονται παραπάνω. Μην επιτρέπετε σε τρίτους να σας πείσουν να προβείτε σε γνωστοποίηση Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα χωρίς τη δέουσα έγκριση.

Προωθείτε τυχόν αιτήματα Υποκειμένων δεδομένων που λαμβάνονται από εργαζομένους σε εκπρόσωπο του Τμήματος Ανθρωπίνων Πόρων αμέσως μετά τη λήψη. Προωθείτε τυχόν αιτήματα Υποκειμένων δεδομένων που λαμβάνονται από πελάτες σε επιχειρηματικό εκπρόσωπο / στο Τμήμα Υποστήριξης Πελατών αμέσως μετά τη λήψη.

 

Ο εκπρόσωπος του Τμήματος Ανθρωπίνων Πόρων θα ενημερώσει αμέσως τον DPO σχετικά με οποιαδήποτε αιτήματα πρόσβασης από Υποκείμενα δεδομένων, καθώς και με τις ενέργειες που αναλαμβάνονται για τον χειρισμό τους.

 

4.0 Ασφάλεια, ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα των δεδομένων

4.1 Προστασία των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Η Brink’s δεσμεύεται να εφαρμόζει διασφαλίσεις κατάλληλες για το μέγεθος, το πεδίο δράσης και τις επιχειρηματικές μας δραστηριότητες, τους διαθέσιμους πόρους μας, τον όγκο των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που έχουμε στην κατοχή μας ή διατηρούμε για λογαριασμό άλλων και τους διαπιστωθέντες κινδύνους (συμπεριλαμβανομένων της χρήσης της αποκρυπτογράφησης και της ψευδωνυμοποίησης, κατά περίπτωση). Το Τμήμα Ασφάλειας Πληροφοριών και Συμμόρφωσης της Brink’s θα αξιολογεί τακτικά και θα ελέγχει την αποτελεσματικότητα αυτών των μέτρων διασφάλισης, ώστε να διαφυλάσσει την ασφάλεια της επεξεργασίας των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Το προσωπικό της Εταιρείας είναι υπεύθυνο για την προστασία των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τηρεί η Brink’s και πρέπει να εφαρμόζει εύλογα και κατάλληλα μέτρα ασφάλειας έναντι παράνομης ή μη εξουσιοδοτημένης επεξεργασίας Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και έναντι τυχαίας απώλειας Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ή πρόκλησης φθοράς σε τέτοια δεδομένα. Το προσωπικό της Εταιρείας πρέπει να επιδεικνύει ιδιαίτερη προσοχή στην προστασία των ευαίσθητων Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα έναντι απώλειας και μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, χρήσης ή γνωστοποίησης.

 

Έχουν εφαρμοστεί όλες οι διαδικασίες και οι τεχνολογίες για τη διατήρηση της ασφάλειας όλων των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τον χρόνο της συλλογής μέχρι τον χρόνο της καταστροφής. Τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μπορούν να διαβιβάζονται μόνο σε τρίτες εταιρείες παροχής υπηρεσιών που συμφωνούν να συμμορφώνονται με τις απαιτούμενες πολιτικές και διαδικασίες και λαμβάνουν τα κατάλληλα μέτρα, όπως ζητείται. Το προσωπικό της Εταιρείας πρέπει να διατηρεί την ασφάλεια των δεδομένων μέσω της προστασίας της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητας των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως ορίζονται παρακάτω:

 

  1. Εμπιστευτικότητα σημαίνει ότι μόνο τα άτομα που πρέπει να γνωρίζουν και είναι εξουσιοδοτημένα να χρησιμοποιούν τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά.
  2. Ακεραιότητα σημαίνει ότι τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα είναι ακριβή και κατάλληλα για τον σκοπό για τον οποίο υποβάλλονται σε επεξεργασία.
  3. Διαθεσιμότητα σημαίνει ότι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όταν τα χρειάζονται για εξουσιοδοτημένους σκοπούς.

 

4.2 Αναφορά παραβίασης Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Η Brink’s έχει θεσπίσει διαδικασίες για τον χειρισμό τυχόν εικαζόμενων παραβιάσεων Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και θα ειδοποιεί τα Υποκείμενα των δεδομένων ή οποιαδήποτε αρμόδια ρυθμιστική αρχή στις περιπτώσεις όπου υποχρεούμαστε βάσει νόμου να το πράττουμε.

 

Εάν γνωρίζετε ή υποψιάζεστε ότι έχει διαπραχθεί παραβίαση Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, μην επιχειρήσετε να διερευνήσετε το ζήτημα μόνοι σας. Επικοινωνήστε αμέσως με το Τμήμα Ασφάλειας Πληροφοριών στη διεύθυνση ITSecurityTeam@brinksinc.com. Όλα τα στοιχεία που αφορούν την πιθανή παραβίαση Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα θα πρέπει να διαφυλάσσονται.

5.0 Λογοδοσία

Η Brink’s θα εφαρμόζει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα κατά τρόπο αποτελεσματικό, με στόχο τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις αρχές προστασίας δεδομένων. Η Brink’s φέρει την ευθύνη και πρέπει να είναι σε θέση να καταδεικνύει τη συμμόρφωση με τις αρχές προστασίας δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

 

  1. Τον διορισμό κατάλληλα καταρτισμένου DPO σε τοπικό επίπεδο, κατά περίπτωση, και DPO σε παγκόσμιο επίπεδο, οι οποίοι θα είναι υπεύθυνοι για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τον κανονισμό GDPR.
  2. Την εφαρμογή μέτρων προστασίας του απορρήτου από τον σχεδιασμό κατά την επεξεργασία Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και τη διενέργεια DPIA στις περιπτώσεις όπου η επεξεργασία παρουσιάζει υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των Υποκειμένων των δεδομένων.
  3. Την ενσωμάτωση της προστασίας των δεδομένων σε εσωτερικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων του παρόντος Προτύπου προστασίας απορρήτου, των σχετικών πολιτικών, των κατευθυντήριων γραμμών για την προστασία του απορρήτου, των Δηλώσεων περί απορρήτου ή των Δηλώσεων περί νόμιμης επεξεργασίας.
  4. Την τακτική παροχή κατάρτισης στο προσωπικό της Εταιρείας σχετικά με τον κανονισμό GDPR, το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου, τις σχετικές πολιτικές και τις κατευθυντήριες γραμμές για την προστασία του απορρήτου, καθώς και σχετικά με ζητήματα που άπτονται της προστασίας των δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων, για παράδειγμα, των δικαιωμάτων του Υποκειμένου των δεδομένων, της συγκατάθεσης, της νομικής βάσης, της DPIA και των παραβιάσεων των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Η Εταιρεία πρέπει να τηρεί αρχείο με τη συμμετοχή του προσωπικού της Εταιρείας σε προγράμματα κατάρτισης.
  5. Τον τακτικό έλεγχο των μέτρων προστασίας απορρήτου που εφαρμόζονται και τη διεξαγωγή περιοδικών επιθεωρήσεων και ελέγχων για αξιολόγηση της συμμόρφωσης, καθώς και τη χρήση των αποτελεσμάτων των ελέγχων για την κατάδειξη της προσπάθειας βελτίωσης της συμμόρφωσης.

 

5.1 Τήρηση αρχείων

Η Brink’s θα τηρεί ακριβή εταιρικά αρχεία που αντικατοπτρίζουν την επεξεργασία, συμπεριλαμβανομένων αρχείων με τις συγκαταθέσεις των Υποκειμένων των δεδομένων και τις διαδικασίες για την εξασφάλιση συγκαταθέσεων σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές της Εταιρείας για την τήρηση αρχείων.

 

Τα αρχεία θα πρέπει να περιλαμβάνουν τουλάχιστον την επωνυμία και τα στοιχεία επικοινωνίας του Υπευθύνου επεξεργασίας δεδομένων και του DPO, σαφείς περιγραφές των κατηγοριών Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και των κατηγοριών Υποκειμένων δεδομένων, τις δραστηριότητες επεξεργασίας, τους σκοπούς επεξεργασίας, τους τρίτους αποδέκτες των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τις τοποθεσίες αποθήκευσης των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τις διαβιβάσεις Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, την περίοδο διατήρησης των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τις καταγεγραμμένες ροές δεδομένων, καθώς και μια περιγραφή των μέτρων ασφάλειας που εφαρμόζονται.

 

5.2 Κατάρτιση και έλεγχος

Η Brink’s θα παράσχει κατάρτιση σε όλα τα μέλη του προσωπικού της Εταιρείας, ώστε να μπορέσουν να συμμορφωθούν με τον κανονισμό GDPR. Η Brink’s θα ελέγχει επίσης τακτικά τα συστήματα και τις διαδικασίες, ώστε να αξιολογεί τη συμμόρφωση και να ελέγχει ότι διενεργούνται οι κατάλληλοι έλεγχοι διακυβέρνησης και υπάρχουν οι κατάλληλοι πόροι για τη διασφάλιση της δέουσας χρήσης και προστασίας των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

 

5.3 Προστασία απορρήτου από τον σχεδιασμό και εκτίμηση αντίκτυπου για την προστασία των δεδομένων (DPIA)

Η Brink’s πρέπει να συμμορφώνεται με μέτρα προστασίας απορρήτου από τον σχεδιασμό κατά την επεξεργασία Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα μέσω της εφαρμογής κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων (όπως ψευδωνυμοποίηση) κατά τρόπο αποτελεσματικό, με στόχο τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις αρχές προστασίας δεδομένων.

 

Όλα τα προγράμματα / τα συστήματα / οι διαδικασίες που επεξεργάζονται Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να αξιολογούνται για την προστασία του απορρήτου από τον σχεδιασμό, λαμβάνοντας υπόψη τα εξής:

 

  1. την τρέχουσα κατάσταση της τεχνολογίας,
  2. το κόστος υλοποίησης,
  3. τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, και
  4. τους κινδύνους ποικίλης πιθανότητας και σοβαρότητας που θέτει η επεξεργασία για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των Υποκειμένων των δεδομένων.

 

Οι Υπεύθυνοι επεξεργασίας δεδομένων πρέπει επίσης να διενεργούν DPIA όσον αφορά τον υψηλό κίνδυνο της επεξεργασίας, καθώς και κατά την εφαρμογή σημαντικών προγραμμάτων αλλαγής συστημάτων ή επιχειρηματικής αλλαγής που περιλαμβάνουν την επεξεργασία Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

 

  1. τη χρήση νέων τεχνολογιών (προγραμμάτων, συστημάτων ή διαδικασιών) ή την αλλαγή τεχνολογιών (προγραμμάτων, συστημάτων ή διαδικασιών),
  2. την αυτοματοποιημένη επεξεργασία, συμπεριλαμβανομένων της κατάρτισης προφίλ και της ADM,
  3. τη μεγάλης κλίμακας επεξεργασία ευαίσθητων δεδομένων, και
  4. τη μεγάλης κλίμακας, συστηματική παρακολούθηση μιας δημόσια προσβάσιμης περιοχής.

 

Μια DPIA πρέπει να περιλαμβάνει:

 

  1. περιγραφή της επεξεργασίας, των σκοπών της και των έννομων συμφερόντων του Υπευθύνου επεξεργασίας δεδομένων, εάν ενδείκνυται,
  2. αξιολόγηση της αναγκαιότητας και της αναλογικότητας της επεξεργασίας σε σχέση με τον σκοπό της,
  3. αξιολόγηση του κινδύνου για όσον αφορά τα φυσικά πρόσωπα, και
  4. τα μέτρα που εφαρμόζονται για περιορισμό του κινδύνου και κατάδειξη της συμμόρφωσης.

 

Τα πορίσματα της DPIA πρέπει να συζητούνται με τον DPO της Brink’s Hellas.

 

5.4 Αυτοματοποιημένη επεξεργασία (συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ) και αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων

Η αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων απαγορεύεται όταν μια απόφαση παράγει έννομα ή παρεμφερή σημαντικά αποτελέσματα για ένα άτομο, εκτός εάν:

 

  1. ένα Υποκείμενο δεδομένων έχει παράσχει ρητή συναίνεση,
  2. η επεξεργασία επιτρέπεται βάσει νόμου ή
  3. η επεξεργασία είναι αναγκαία για την εκτέλεση ή τη σύναψη σύμβασης.

 

Εάν ορισμένοι τύποι ευαίσθητων δεδομένων υποβάλλονται σε επεξεργασία, δεν επιτρέπεται η επίκληση των λόγων β) και γ), ωστόσο αυτοί οι τύποι ευαίσθητων δεδομένων μπορούν να υποβάλλονται σε επεξεργασία όταν αυτό είναι απαραίτητο (εκτός εάν είναι δυνατή η χρήση λιγότερο επεμβατικών μέσων) για ουσιώδες δημόσιο συμφέρον, όπως η πρόληψη απάτης.

 

Εάν μια απόφαση πρέπει να βασίζεται αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία (συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ), τα Υποκείμενα των δεδομένων πρέπει να ενημερώνονται σχετικά με το δικαίωμά τους να αντιταχθούν. Πρέπει να εφιστάται ρητώς η προσοχή τους σε αυτό το δικαίωμα, ενώ παράλληλα το εν λόγω δικαίωμα πρέπει να παρουσιάζεται με σαφήνεια και ξεχωριστά από άλλες πληροφορίες. Επιπλέον, πρέπει να εφαρμόζονται κατάλληλα μέτρα για τη διασφάλιση των δικαιωμάτων, των ελευθεριών και των έννομων συμφερόντων του Υποκειμένου των δεδομένων. Το Υποκείμενο των δεδομένων πρέπει να ενημερώνεται επίσης για τη λογική που διέπει τη λήψη αποφάσεων ή την κατάρτιση προφίλ, τη σημασία και τις προβλεπόμενες συνέπειες, ενώ του παρέχεται το δικαίωμα να ζητά ανθρώπινη παρέμβαση, να εκφράζει την άποψή του ή να αμφισβητεί την απόφαση.

 

Πρέπει να διενεργείται μια DPIA πριν από την εκτέλεση οποιωνδήποτε δραστηριοτήτων αυτοματοποιημένης επεξεργασίας (συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ) ή ADM.

 

5.5 Άμεσο μάρκετινγκ

Η Brink’s πρέπει να εξασφαλίζει συγκατάθεση από το Υποκείμενο των δεδομένων πριν από την αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων άμεσου μάρκετινγκ. Η περιορισμένη εξαίρεση για τους υφιστάμενους πελάτες που είναι γνωστοί ως πελάτες που έχουν παράσχει έμμεση συγκατάθεση («soft opt in») επιτρέπει στην Brink’s να αποστέλλει κείμενα ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μάρκετινγκ, εάν έχει αποκτήσει στοιχεία επικοινωνίας στο πλαίσιο πώλησης προς το συγκεκριμένο πρόσωπο, προωθεί παρεμφερή προϊόντα ή υπηρεσίες και παρείχε στο πρόσωπο την ευκαιρία να εξαιρεθεί από τις ενέργειες μάρκετινγκ κατά την πρώτη συλλογή των στοιχείων επικοινωνίας, καθώς και σε κάθε μεταγενέστερο μήνυμα.

 

Η ενημέρωση σχετικά με το δικαίωμα εναντίωσης σε ενέργειες άμεσου μάρκετινγκ πρέπει να παρέχεται ρητώς στο Υποκείμενο των δεδομένων κατά τρόπο σαφή, ώστε να διακρίνεται με σαφήνεια από την ενημέρωση για άλλα ζητήματα. Η εναντίωση ενός υποκειμένου δεδομένων σε ενέργειες άμεσου μάρκετινγκ πρέπει να γίνεται σεβαστή πάραυτα. Η Brink’s μπορεί να διατηρεί όσες πληροφορίες χρειάζονται, ώστε να διασφαλίζει ότι οι προτιμήσεις μάρκετινγκ θα γίνονται σεβαστές στο μέλλον.

 

5.6 Κοινοποίηση των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Το προσωπικό της Εταιρείας μπορεί να κοινοποιεί Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που τηρεί η Brink’s σε άλλον εργαζόμενο, αντιπρόσωπο ή εκπρόσωπο των συνδεδεμένων με την Brink’s εταιρειών μόνο εφόσον ο αποδέκτης χρειάζεται, στο πλαίσιο της εκτέλεσης εργασιακών καθηκόντων, να γνωρίζει τις πληροφορίες και η διαβίβαση συμμορφώνεται με οποιουσδήποτε ισχύοντες περιορισμούς για τις διασυνοριακές διαβιβάσεις.

 

Τα Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που διατηρούμε μπορούν να κοινοποιούνται σε τρίτους, όπως στις συνεργαζόμενες εταιρείες παροχής υπηρεσιών, στις εξής περιπτώσεις:

 

  1. Εάν πρέπει να γνωρίζουν τις πληροφορίες για τους σκοπούς της παροχής των υπηρεσιών επί συμβάσει.
  2. Εάν η κοινοποίηση των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα συμμορφώνεται με τη Δήλωση περί απορρήτου που έχει παρασχεθεί στο Υποκείμενο των δεδομένων και, εάν απαιτείται, έχει εξασφαλιστεί συγκατάθεση από το Υποκείμενο των δεδομένων.
  3. Εάν το τρίτο μέρος έχει συμφωνήσει να συμμορφώνεται με τα πρότυπα, τις πολιτικές και τις διαδικασίες που απαιτούνται για την ασφάλεια των δεδομένων και να εφαρμόσει κατάλληλα μέτρα ασφάλειας.
  4. Εάν η διαβίβαση συμμορφώνεται με οποιουσδήποτε ισχύοντες περιορισμούς για τις διασυνοριακές διαβιβάσεις.
  5. Εάν έχει ληφθεί μια πλήρως υπογεγραμμένη έγγραφη σύμβαση –ή τροποποίηση σε ήδη υπάρχουσα σύμβαση– η οποία περιέχει ρήτρες για τρίτους εγκεκριμένες με βάση τον κανονισμό GDPR.

 

 

6.0 ΕΤΗΣΙΑ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ

 

Η Brink’s διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιήσει το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου οποιαδήποτε στιγμή χωρίς ειδοποίηση. Ο DPO της Brink’s σε παγκόσμιο επίπεδο θα παρακολουθεί με συνέπεια και θα ελέγχει περιοδικά το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου, ώστε να διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων. Κατά παρέκκλιση από τα ανωτέρω, το παρόν Πρότυπο προστασίας απορρήτου θα αναθεωρείται και θα επικαιροποιείται επίσημα τουλάχιστον μία φορά ετησίως από τον DPO της Brink’s σε παγκόσμιο επίπεδο. Σε περίπτωση που το Πρότυπο προστασίας απορρήτου απαιτεί αλλαγές λόγω ρυθμιστικών ή άλλων απαιτήσεων, θα τροποποιείται πάραυτα, ώστε να αντανακλά αυτές τις αλλαγές.

 

 

 

 

 

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α

 

Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων (DPO)

 

 

Ο DPO της Brinks Hellas είναι ο Νικόλαος Γαβριέλης, +302103484000, Dpo.BrinksHellas@Brinksinc.com.

Ο DPO της Brinks Global είναι ο Guillaume Nonain, Guillaume.Nonain@brinksinc.com.

 

Δομή οργάνωσης DPO: